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Envío protegido de adjuntos y de email mediante Outlook

Mediante el plugin de Sealpath para Microsoft Outlook se pueden proteger los correos electrónicos que se envían o solo los adjuntos que estos contienen. La protección se aplica en el momento de enviar el mensaje y se pueden aplicar distintos tipos de protecciones, definidas en la herramienta Sealpath, básicas, definidas por el usuario o su organización y a medida.

Las protecciones básicas son protecciones dirigidas a los destinatarios de los correos electrónicos porque no requieren que el destinatario pertenezca al grupo de usuarios de la protección. Al enviar el mensaje si el destinatario no existe en la Base de Datos de Sealpath, recibe automáticamente una invitación para unirse y poder visualizar el contenido del mensaje recibido.

Existen 5 protecciones básicas “Solo ver”, “Ver y Editar”, “Ver, editar y copiar-pegar”, “Ver, editar, copiar-pegar e imprimir”, “Control Total”. Todas salvo Control Total llevan activada la marca de agua para PDF e imágenes por defecto.

Por su parte las protecciones de usuario o de organización están orientadas a los usuarios registrados en las mismas, y las protecciones a medida son protecciones configuradas por el usuario en el momento del envío.

 Protecci_n_inicial.png

Al activar la protección, se notifica en la interface que se aplicará una protección al enviar el mensaje.

 Seleccion_proteccion.png

En el caso de que se adjunte un fichero que ya había sido previamente protegido por SealPath, éste no se volverá a proteger. Se le indica al usuario que el adjunto ya estaba protegido mediante un aviso, y el adjunto saldrá con la protección original que ya tenía antes de ser adjuntado.

 Mensaje_de_protecci_n_previa.png

En el caso de la protección de mensajes, el cuerpo se inserta en un docx y se protege este. En el pie del email es posible incluir automáticamente (activado por defecto) una firma para los destinatarios con instrucciones sobre cómo abrir el contenido encriptado.

El adjunto o cuerpo puede ser abierto en cualquier cliente de email. No es necesario tener Outlook. Basta con tener Microsoft Office para acceder al documento protegido.

 Enviado.png 

En el caso de envíos a destinatarios que no estén dados de alta en Sealpath, recibirán automáticamente una invitación para darse de alta en el sistema siempre y cuando el usuario tenga activada esta opción en su cuenta.

Se protegerán solo aquellos archivos que son compatibles con la herramienta y que no hayan sido previamente protegidos. A los archivos que no cumplan los requisitos se los enviará desprotegidos.

Se puede configurar la herramienta para que a todos los correos a enviar se les aplique una protección determinada.

Configuraci_n.png 

Y se puede configurar el texto que se mostrará para indicar al destinatario que el mensaje ha sido protegido.

Firma_protecci_n.png

Los archivos no compatibles con Sealpath o los archivos que previamente han sido protegidos fuera de la herramienta no se protegen en el envío desde Outlook. Es decir, no existe re-protección de archivos, los archivos enviados mantienen su protección original por lo cual los destinatarios que no estén agregados en la protección original no podrán acceder al archivo protegido.

Si por algún motivo el usuario quisiera evitar el acceso por parte de los destinatarios a un archivo previamente enviado, debido a una confusión o por otro motivo, se puede bloquear el acceso al fichero tal como se describe aquí, de este modo se evita la visualización de documentos enviados por error a los destinatarios.

 

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